fbpx

Rennolla ohjelmalla kesäjuhlat käyntiin – Case Qvantel​

Evenda /

Rennolla ohjelmalla kesäjuhlat käyntiin - Case Qvantel

Kesäkuussa 2019 olimme mukana järjestämässä Jyväskylän Qvantel Oy:n kesäjuhlaa. Järjestimme juhlaan ohjelmaa sekä illaksi pientä suolaista ja makeaa syötävää. Jos vastaavia tapahtumia on järjestetty asiakkaalle, ennen tapahtuman suunnittelua on hyvä selvittää, miten tapahtumat on ennen tehty. Näin ei tule toistettua sellaisia asioita, joita on jo aikaisemmin tehty ja, jotka eivät ole välttämättä toimineet niin kuin olisi toivottu. Useimmiten tapahtumiin halutaan jotain uutta ja ennennäkemätöntä, joten taustatyö aiemmista tapahtumista täytyy tehdä hyvin. 

Koska juhla järjestettiin yhdessä Qvantelin kanssa niin, että molemmilla oli selkeät omat vastuualueensa, on viestintä tärkeää. Viestinnän on oltava säännöllistä ja selkeää, jotta molemmat tuntevat omat vastuualueensa ja tietävät, mistä toinen osapuoli vastaa. Tapahtuman tulee olla eheä kokonaisuus ja punaisen langan on kuljettava läpi tapahtuman. Kun tapahtumasta vastaa kaksi eri tahoa, yhteistyön tulee olla saumatonta. On hyvä keskustella siitä, mitä yritys odottaa tapahtumalta, mikä on heille tärkeää ja mitä he tapahtumalla tavoittelevat. Jatkuva ja säännöllinen viestintä asiakkaan kanssa takaa, että molemmat ovat samalla aaltopituudella. Suurimman osan viestinnästä voi hyvin hoitaa sähköpostitse ja puhelimitse, mutta heti tapahtumasuunnittelun alussa on hyvä tavata kasvotusten koko tapahtumasta vastaava ryhmä. Silloin kasvot tulevat tutuksi ja molemminpuolinen luottamus rakentuu vahvemmin. 

Kesäjuhla järjestetään yrityksen henkilöstöä varten, joten tapahtuman suunnittelua varten tulee selvittää, millaista väkeä juhliin on saapumassa: ovatko tulevat juhlijat urheilun tai esimerkiksi musiikin ystäviä, onko heitä erilaisista kulttuureista ja millaista yhdessä tekemistä he kaipaavat. Qvantelin kesäjuhliin saapui väkeä myös toisesta kaupungista. Niinpä oli tärkeää, että heidät saadaan porukkaan mukaan. Järjestimme juhlan alkuun verkostoitumisbingon, joka toimi hyvänä lämmittelynä. Alkuillasta järjestimme rentoa olutjoogaa. Olutjooga saa suupielet kääntymään ylöspäin ja se sopii kaikille, sillä se ei vaadi aikaisempaa joogakokemusta! Tärkeintä on hyvä asenne ja se, että olut pysyy pystyssä sen suuremmin läikkymättä. Järjestimme paikalle myös kesäpelejä ja vieraskirjamaalauksen, joka jäi muistoksi Qvantelin väelle. Kun juhlassa on paljon osallistujia, on hyvä, että paikalla on tekemistä, jota ei ole aikataulutettu. Esimerkiksi kesäpelejä voi pelata pitkin iltaa silloin kuin itselle sopii!

Illalla tarjosimme juhlaväelle vielä pientä syötävää. Ruokaa tarjoillessa tulee huomioida erityisruokavaliot, allergiat ja muut toiveet. Ruokaa tulee varata riittävästi, jotta se ei pääse loppumaan kesken. Mieluummin siis liikaa tarjottavaa kuin liian vähän. On hyvä kuitenkin muistaa, että jos juhlissa tarjotaan useampaa sorttia, yksittäistä ruokaa tarvitaan vähemmän. Kokonaisuudessaan päivä oli onnistunut; niin juhlijat kuin me tapahtumajärjestäjätkin viihdyimme loistavasti.

Kirjoittanut: Elina Tolppi, Evenda Oy

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

0 kommenttia

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *