Etätyöt ja etäpalaverit tulivat vuoden 2020 aikana suureksi osaksi monen työelämää. Suuri osa meistä haluaakin työskennellä ainakin osan työviikostaan kotoa käsin. Pahimmillaan kuitenkin jatkuvat etätyöt, etäpalaverit ja etänä toimiminen jättävät pois sosiaalisen kanssakäymisen työyhteisön kanssa. Tämä voi aiheuttaa uupumusta työn ja kodin välisen rajan haihtuessa ja työn tauottamisen unohtuessa. Me kokosimme vinkit siihen, kuinka etäpalavereista ja -työpäivistä tehdään mielekkäitä, ja kuinka niistä saadaan mahdollisimman paljon irti.
Selkeä agenda
Jotta palaveri saadaan vedettyä mahdollisimman tehokkaasti ja tavoitteellisesti, täytyy palaverilla olla selkeä agenda ja tavoitteet. Tiedossa täytyy olla, mitä palaverilla halutaan saavuttaa. Palaverin vetäjän täytyy pitää huoli, että keskustelu ei karkaile aiheesta, jotta tapaaminen saadaan pidettyä aikataulussa. Valitse paikalle myös oikeat henkilöt. Palavereihin on turha käyttää sellaisen ihmisen aikaa, joka ei keskusteluun oikeasti kuulu.
Osallistaminen
Mielenkiintoinen palaveri osallistaa kaikkia sen jäseniä. Mieti valmiiksi aiheeseen liittyviä kysymyksiä, joihin haluat kuulla muiden vastauksia. Huomioi myös, että samat ihmiset eivät ole koko palaverin ajan äänessä, vaan anna puheenvuoro myös niille, jotka eivät ole sitä aiemmin saaneet. Muista pitää palaverit vaihtelevina ja miettiä niiden ohjelma valmiiksi. Voit jakaa osallistujia ryhmiin ja antaa heidän miettiä yhtä aihetta esimerkiksi 20 minuutin ajan keskenään erillisessä kokoustilassa.
Kamerat päälle vai ei?
Verkon välityksellä emme voi saavuttaa samanlaista sosiaalista kanssakäymistä kuin fyysisesti läsnä ollessa. Tähän kuitenkin auttaa kameroiden päällä pitäminen. Kun kamerat ovat päällä, on palaveria helpompi seurata ja pysyä keskusteluissa myös henkisesti paremmin läsnä. Erityisen tärkeää kameroiden päällä pitäminen on silloin, kun nähdään ensimmäistä kertaa tai tutustutaan toisiin. Myös auki olevat mikrofonit tukevat läsnäoloa.
Kameroiden päällä pitäminen voi toisille aiheuttaa kuitenkin tunteen, että on jatkuvan tarkkailun alla. Lisäksi isoissa ryhmissä kameroiden päällä pitäminen voi aiheuttaa yhteyksien huonontumista. Meidän vinkkinä on kuitenkin pitää kamerat päällä aina silloin, kun se on mahdollista!
Tauotus ja väliohjelmat
Muista pitää huolta, että yhteisten palaverien välillä on vähintään 10-15 minuutin tauko. Näin osallistujat saavat hieman lepuuttaa aivojaan poissa ruudun ääreltä. Kun palaverien tahti on tiukka ja palavereissa halutaan keskittyä vain olennaiseen, kannattaa muistaa pitää huolta myös rennosta jutustelusta. Esimerkiksi päivittäiset yhteiset verkon välityksellä toimivat aamu- tai iltapäiväkahvit mahdollistavat ajan myös rentoon kanssakäymiseen työkavereiden kanssa. Suosittelemme myös pyhittämään jonkin chattikanavan työyhteisön rennommalle chattaamiselle.
Joskus on hyvä tuoda vaihtelua tasaisen tavallisiin etäpäiviin. Pitäkää puhelinpalaveri kaikkien lenkkeillessä, antakaa jollekin vastuuksi vetää tauolla kaikille taukojumppa, kokeilkaa välissä rentouttavaa kahvijoogaa taikka huisin hauskaa tietokilpailua! Vaihtelua päiviin voi tuoda myös leikkimieliset kilpailut ja muu ohjelma päivän aikana.
Voitte aloittaa esimerkiksi tästä Etäpalaveri-bingosta, jonka olemme koonneet. Oman bingon voi koota tyhjään pohjaan. Bingoa voidaan pelata etäpalaverin aikana, joka tuo hauskan lisän palavereihin. Aina kun etäpalaverin aikana tapahtuu jotain, mitä bingossa lukee, saa sen ympyröidä. Kun saatte täyteen vaaka-, pysty tai vinorivin, saatte bingon! Kuinka moni kohta teidän palavereissa täyttyy?
Jos moni kohta täyttyy teidän palaverin aikana, on hyvä käydä yhdessä keskustelua siitä, että häiritsevätkö vai edesauttavatko kyseiset tekemiset palaverin etenemistä. Yhdessä voidaan pohtia myös voidaanko niihin vaikuttaa jotenkin seuraavassa palaverissa, jotta saadaan mahdollisimman tehokas ja mielekäs palaveri.
