fbpx

Millaista tapahtumajärjestäjän työ on?

Evenda /

Millaista tapahtumajärjestäjän työ on?

Mitä me oikein tehdään päivät pitkät tapahtumajärjestäjinä ja vielä korona-aikaan, kun kasvokkain järjestettäviä tapahtumia ei voi toteuttaa rajoitusten vuoksi?

Olemme muutosten edessä joutuneet muuttamaan tarjontaamme yrityksille. Emme voi tässä tilanteessa toteuttaa tapahtumia kasvokkain eli f2f-tapahtumia joten olemme aloittaneet tarjoamaan yrityksille etätapahtumiin ohjelmaa ja suunnitteluapua. Tapahtumajärjestäjän päivät täyttyvät samoista työtehtävistä, oli sitten kyseessä f2f-tapahtuma tai virtuaalitapahtuma. 

Luomme uusia ideoita ja suunnittelemme

Suurin osa ajasta tapahtumaa tehdessä menee suunnitteluun. Oli sitten kyseessä yrityksen etäjuhlagaala, kesäiset yritysjuhlat tai suuret yleisötilaisuudet, suunnittelemme tapahtuman sisällön, aikataulutuksen, sujuvuuden, ohjelman ja jokaisen pienen osan tapahtumasta, jotta tapahtuman osallistujat viihtyvät turvallisesti. Ja koska haluamme kaiken sujuvan paremmin kuin hyvin, se vaatii hyvin huolellisen suunnitelman. Luomme jatkuvasti uusia ideoita erilaisiin tapahtumiin.

Toteutamme usein yritystapahtumia “avaimet käteen” periaatteella. Tämä tarkoittaa että asiakkaamme saavat nukkua yönsä rauhassa ja keskittyä omiin töihinsä. Me hoidamme sillä välin kaiken tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen liittyen. 

Yhdessä yrityksen kanssa luomme tavoitteet tapahtumalle ja sovimme budjetista jota noudatamme. Yritystapahtuman tavoitteita voivat olla esimerkiksi oman henkilöstön kouluttaminen ja hyvinvointi, asiakasylläpito tai uusasiakashankinta. Tavoite saadaan rakennettua kysymyksellä: Miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? 

Jokainen työpäivä on erilainen

Aina emme kuitenkaan tee kaikkia osa-alueita yritystapahtumaan vaan yritys voi ulkoistaa joitain pienempiä osa-alueita. Näitä voivat olla esimerkiksi ohjelman suunnittelu ja toteutus, juhlapaikkojen kilpailutus, visuaaliseen ilmeen luonti tapahtumaan tai haetaan vaikka virvokkeet kaupasta yritykselle. Ihan mitä tahansa toisin sanoen. Tämä monipuolisuus tekee meidän työstä ihan parasta! Olemme kaikki Evendassa sellaisia henkilöitä, että nautimme työnteossa monipuolisuudesta. 

Meidän jokainen työpäivä on erilainen. Jonain päivänä istumme tietokoneen äärellä tekemässä esimerkiksi markkinointimateriaaleja tai suunnitelmia ja toisena päivänä juoksemme kaupasta toiseen hakemaan juhlasomisteita tai tarjottavia. Taas joku päivä saattaa mennä puhelimen äärellä neuvotellen yhteistyökumppaneiden kanssa tai tehden myyntityötä. 

Jatkuvaa uuden oppimista

Jatkuvat muutokset tapahtuma-alalla vaativat meiltä jatkuvaa uuden oppimista. Rajoitusten myötä olemme tutustuneet virtuaalitapahtumien maailmaan ja luoneet siihen sopivaa ohjelmaa. Vaikka kuinka jo toivoisimme, että pääsemme taas järjestämään kasvokkain tapahtumia, näistä kaikesta on meille vain hyötyä tulevaisuudessa, sillä virtuaalitapahtumat jäävät osaksi tapahtumakulttuuria ja yhä useammat tapahtumat tulevaisuudessa toteutetaan hybriditapahtumana eli kasvokkain järjestetyn ja verkossa toteutetun yhdistelmänä.

Tapahtumajärjestäjän työ on ihanaa juuri sen monipuolisuuden ansiosta. Saamme nähdä tyytyväisiä asiakkaita, jotka viihtyvät tapahtumissa ja kokevat elämyksiä. Meidän jokainen päivä on erilainen ja saamme tehdä töitä huipputyyppien kanssa.

Jos tarvitset apuakäsiä tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen, niin pistä viestiä ja tehdään upea tapahtuma yhdessä!

Kirjoittanut: 

Johanna Lamberg
Evenda Oy
0442142399