Juhlatilan valinta on tapahtuman suunnittelun ensimmäisiä konkreettisia askelia. Ennen päätöstä tulisi kuitenkin tietää ja päättää muutama oleellinen asia, jotta valinta osuu kohdalleen. Erilaisia juhlatiloja on tarjolla valtavasti. Varaukset tehdään kuitenkin hyvin aikaisessa vaiheessa, joten päätöstä ei kannata turhaan lykätä. 

Tapahtuman koko

Oleellisinta juhlatilan valinnassa on tapahtuman koko eli kuinka monta vierasta paikalle on saapumassa. Juhlatila ei voi missään nimessä olla liian pieni mutta ei myöskään liian iso. Jos tilaa on liikaa, juhlaväki katoaa eri tiloihin, mikä puolestaan laskee tunnelmaa ikävästi. 

Tapahtuman budjetti määrittelee hyvin pitkälti juhlatilan valintaa. Juhlatilojen vuokrat vaihtelevat muutamasta sadasta eurosta tuhansiin euroihin. Osa tarjoaa pelkkää juhlatilaa ja osassa mukaan on automaattisesti otettava myös catering ja muita mahdollisia oheispalveluita. Onkin tärkeää miettiä, mitä haluat itse hoitaa ja järjestää. Jos haluat päästä mahdollisimman helpolla, kysy suoraan tarjous paketista, joka sisältää kaiken tai vaihtoehtoisesti pyydä apuun tapahtumatuottaja, joka etsii sopivat palveluntarjoajat ja huolehtii, että kaikki tarvittava tulee huomioiduksi. 

Tapahtuman luonne 

Listaa ylös, millaista tapahtumaa olet järjestämässä. Onko tapahtuma luonteeltaan hienostunut vai ennemmin rento. Jos tapahtuman teemaksi halutaan esimerkiksi hämyinen 20-luku ei tilaksi sovi moderni ja avara juhlasali. Jos taas haluat järjestää gaalatyylisen tapahtuman, juhlasali on oikein hyvä vaihtoehto. 

Ennen juhlatilan varausta on hyvä miettiä karkea runko tapahtumalle. Vaatiiko tapahtuman ohjelma paljon liikkumatilaa, suurta piha-aluetta tai esimerkiksi lavaa bändille? Jos ohjelmasta ei vielä alkuvaiheessa ole minkäänlaista suunnitelmaa, kannattaa juhlatilaksi valita mahdollisimman muuntautumiskykyinen tila. 

Sijainti

Jos tapahtuman vieraat saapuvat kauempaa, juhlatilaksi on hyvä valita paikka, joka tarjoaa myös majoitusta tai jonka välittömästä läheisyydestä löytyy majoituspalveluita. Jos tapahtumapaikalle ei järjestetä yhteiskyyditystä, pihalta on löydyttävä hyvin parkkitilaa. 

Keskusta-alueella sijaitseva tapahtumapaikka mahdollistaa jatkot yökerhossa. Toisaalta kauempana sijaitsevat juhlatilat ovat rauhallisempia ja kaikki pysyvät yhdellä koolla myös tapahtuman loppuun asti. Mieti millaisia asioita arvostat sijainnissa ja juhlapaikan miljöössä.