fbpx

Henkilöstöjuhlien uusi ulottuvuus

Evenda /

Henkilöstöjuhlien uusi ulottuvuus

Me ihmiset kaipaamme kohtaamisia, vertaistukea ja hauskanpitoa. Kun korona ajoi meidät toimistoilta koteihin työskentelemään, huomasimme, kuinka arvokkaita yhteiset kahvitauot ja arkiset kasvokkain kohtaamiset ovat. Toimistolla tunsimme kuuluvamme yhteisöön, mutta yhtäkkiä olimme yksin kukin omassa kodissaan.

”Kaikki tapahtumat on peruttu.”  ”Seurataan tilannetta.”  ”Siirretään tapahtumat odottamaan parempaa aikaa.”

Elämme edelleen epävarmaa aikaa, emmekä ole varmoja koska maailma palaa siihen pisteeseen, että fyysisiä tapahtumia voi taas järjestää. Nyt pitää uskaltaa soveltaa ja heittäytyä virtuaalitapahtumien maailmaan. Monella voi olla virtuaalitapahtumia kohtaan negatiivinen asenne, sillä vietämme tänä päivänä ruudun edessä muutenkin ison osan päivästä. Monen mielikuva virtuaalitapahtumasta saattaa linkittyä pitkään ja puuduttavaan webinaariin. Näin asia ei kuitenkaan ole. Hyvin suunniteltu virtuaalitapahtuma vastaa samaan tarpeeseen kuin fyysinenkin tapahtuma – ihmisten tarpeeseen kohdata.

Onnistunut etäjuhla vaatii hyvän suunnitelman. Ensimmäisenä etäjuhlalle tulee luoda odotusarvoa. Tämä onnistuu esimerkiksi kotiin toimitettavalla boksilla. Boksi voi sisältää henkilökohtaisen kutsun tulevaan etäjuhlaan, teemaan sopivaa rekvisiittaa, tarvikkeita ohjelmaa varten sekä syötävää.

Riippuen etäjuhlan tavoitteesta, tulee se rytmittää niin, että asiasisältöä ja aktivoivaa ohjelmaa on vuorotellen. On tärkeä muistaa, että etäjuhla ei voi olla yhtä pitkä kuin vastaava fyysinen juhla. Ruudun tuijottaminen puuduttaa osallistujan ihan eri tavalla kuin sosiaalinen ”normaalitapahtuma”.

Mistä etäjuhla sitten voi koostua? Etäjuhla voi alkaa esimerkiksi yrityksen nykytilan katselmuksella. Tämän jälkeen etäjuhlassa voidaan nauttia cocktailkoulusta, joka rentouttaa tunnelman. Kun jokainen on päässyt hetkeksi testaamaan baarimikon taitoja, voidaan juhlaa jatkaa cocktailjoogalla. Cocktailjoogan voisi yhtä hyvin nimetä naurujoogaksi, sillä se saa takuulla työyhteisön hyvälle tuulelle. Tässä vaiheessa voidaan pitää tauko, jotta silmät saavat hetkeksi tauon ruudun tuijottamisesta. Etäjuhla voidaan jatkaa loppuun emojivisalla, joka vaatii nopeaa reagointikykyä ja näppäriä sormia sekä yrityksen palkintojenjaolla.

Etäjuhlia on yhtä monta kuin yrityksiäkin. Ohjelma ja lopullinen kokonaisuus tuotetaan aina yrityksen tarpeiden pohjalta yrityksen näköiseksi. Tärkeintä on, että…

  1. etätapahtumalla on tavoite: on se sitten uusien työntekijöiden toivottaminen tervetulleeksi tai työyhteisön kiittäminen ansiokkaasta työstä.
  2.  etätapahtuma herättää kiinnostusta jo ennakkoon: henkilökohtainen kutsu ja kotiin toimitettava boksi luovat odotusarvoa.
  3. etätapahtumassa aktivoidaan osallistujia tasaisesti: aktivoiminen voi tarkoittaa keskusteluun osallistumista, aivoja aktivoivaa kilpailua tai koko kroppaa liikuttavaa tanssia.
  4. etätapahtuman tekniikka toimii: itse etätapahtuma ei välttämättä vaadi sen kummempaa alustaa kuin Microsoft Teams tai Google Meet. Tärkeintä on, että sekä netti, kamera että mikki toimivat mutkattomasti. Kaikki tulee testata useampaan kertaan etukäteen ja lisäksi miettiä mahdollinen B suunnitelma valmiiksi.
  5.  etätapahtuman teema ja ohjelma huomioidaan myös ympäristössä: pikkujouluissa vedettävä ohjelma vaatii ympärilleen jouluisen taustan, arvokas juhlagaala sen sijaan tarvitsee säihkettä ja glamouria.

Etätapahtuman ei tarvitse olla kallis tai monimutkainen saavuttaakseen samoja tavoitteita kuin fyysinen tapahtuma. Pienillä asioilla voimme vahvistaa yrityksen yhteenkuuluvuuden tunnetta, juhlia onnistumisia ja näyttää, että työntekijöistä todella välitetään. Emmehän siis unohda panostaa työyhteisöön, kun virtuaalimaailma avaa meille mahdollisuudet uudenlaisiin tapahtumiin ja kohtaamisiin. 

Kurkkaa etäjuhlia varten suunniteltu ohjelmakorttimme ja ota yhteyttä, mikäli haluat järjestää jotain unohtumatonta ennen kuin pääsemme taas fyysisten tapahtumien pariin. 

Kirjoittanut: Elina Tolppi, Evenda Oy