fbpx

Case Digia – kesäjuhlat

Evenda /

Case Digia - kesäjuhlat

Kesäkuussa 2019 järjestimme Digian kesäjuhlien iltaosuuden. Tehtävänämme oli järjestää paikalle teltat, koristelut, tarjoilut ja pitää huolta illan tunnelmasta. Kun tapahtumaan tarvitaan jotain sellaista, mitä ei löydy omasta takaa, nousee kilpailutus avainasemaan. Ja vaikka palvelu hoituisi itseltäkin, on hyvä punnita, mitä kannattaa tehdä itse ja mitä ostaa muualta. Usein ajatellaan, että kilpailutuksen tehtävänä on löytää kaikista halvin tuote tai palvelu. Hinnan lisäksi tärkeää on kuitenkin laatu, kokemus ja aikataulu. Kilpailuttamalla palvelutarjoajia löydetään kokonaisvaltaisesti paras palveluntarjoaja asetettujen kriteerien ja tapahtumabudjetin pohjalta. Tapahtumatuottajan onkin tärkeää tuntea paikalliset pitopalvelut, juhlatilojen tarjoajat, kaluste- ja laitevuokraajat sekä esiintyjät. Laaja verkosto on tapahtumatuottajalle kultaakin kalliimpaa.

Kun ulkopuoliset palveluntarjoajat on kilpailutettu ja sitä kautta parhaimmat kyseiseen tapahtumaan on löydetty, on tärkeä suunnitella itse tapahtumapäivän juoksutus ja roolitus. On tärkeä päättää, kuka vastaa mistäkin, jotta tapahtuman kulku etenee sujuvasti. Tapahtumapäivän juoksutuksen voi rakentaa esimerkiksi exceliin. Sinne kirjoitetaan aikataulu: milloin tapahtuman rakentaminen alkaa, milloin kalusteet saapuvat, milloin pitopalvelu saapuu ja milloin mahdolliset ohjelmanumerot ovat. Juoksutukseen on tärkeä kirjata kaikki mitä tapahtuu ennen varsinaista tapahtumaa, mitä sen aikana ja mitä jälkeen. Siis ihan kaikki pienistä yksityiskohdista lähtien. Jokaiselle kohdalle nimetään vastuuhenkilö etukäteen. Näin kaikki sujuu tapahtumapäivänä ongelmitta.

Usein käy niin, että juoksutuksesta unohdetaan tauot. Tauot ovat yhtä tärkeitä, kuin kaikki muukin, mitä päivän aikana tapahtuu. Tapahtumatuottaja on esillä tapahtumassa ja hänen tulee pysyä virkeänä aamusta iltaan, joten ruokailut ja pienet hengähdystauot tulevat tarpeeseen. Palkkasimme Digian kesäjuhlaan useamman apukäden, sillä päivän aikataulu oli tiukka. Useamman juhlateltan rakentamiseen menee helposti useampikin tunti, jos telttoja on kokoamassa vain pari ihmistä. Kun teltat saatiin nopeasti koottua isommalla porukalla, jatkoimme päivän työtehtäviä kahden hengen voimin. Kaikki sujui vaivatta, kun jokainen tiesi, mitä häneltä odotetaan ja yhdellä henkilöllä oli päävastuu. Tapahtumakoordinaattorin tehtävänä onkin olla perillä kaikesta. Hänen tulee seurata, että kaikki ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Digian kesäjuhla sattui yhdelle kesän kuumimmista päivistä. Sää vaikuttaa ulkotapahtumiin valtavasti. Jos päivä on kuuma, juhlaväki kaipaa paljon vettä ja vichyä. Juomat tulee myös huolehtia ajoissa kylmään, jotta ne ovat juuri sopivan kylmiä janoisaa juhlakansaa varten. Kuumalle päivälle pieniä taukoja kannattaa varata useampia, jotta auringonpistos tai nestehukka eivät pääse yllättämään. Helposti juoma- ja vilvoittelutauot jäävät vähäisiksi, kuten kävi tällöinkin. Tästä huolimatta päivä oli varsin onnistunut. Tapahtumatuottaja kyllä jaksaa hymyillä juuri niin kauan kuin tarve vaatii! Päivän päätteeksi sitä onkin ihan naatti ja se on sallittua. Sitten vain sallitaan lepo ennen seuraavaa rutistusta! 

Kirjoittanut: Elina Tolppi, Evenda Oy

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

0 kommenttia

Vastaa

Avatar placeholder

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *