Terve ja toimiva työyhteisö lisää yrityksen tehokkuutta sekä tuottavuutta. Erilaiset tiiminrakennustapahtumat, kuten virkistyspäivät (tai virkkarit, tyhypäivä.. miksikä sitä haluaakaan kutsua) ovat positiivisen työyhteisön rakentamisen kulmakiviä.
Tällä kertaa kerromme virkistyspäivien suunnittelun ja toteutuksen kompastuskivet. Vältä siis seuraavia asioita suunnitellessasi tapahtumaa työporukallenne.
1. Tapahtumalle ei mietitä tavoitetta
Mitä kyseisellä tapahtumalla oikein halutaan saavuttaa? Halutaanko henkilöstö saada tuntemaan toisensa paremmin? Piristää työarkea? Saada yhteishenki nousuun?
Älä vain tyydy järjestämään tapahtumaa, vaan mieti tarkkaan, mitä haluat tapahtumalla saavuttaa. Tarkan tavoitteen pohjalta ohjelman suunnittelu ja tapahtumapaikan valinta on huomattavasti helpompaa. Kerro osallistujille tapahtuman tavoite ja miksi juuri tämä ohjelma ja paikka on valittu tukemaan kyseistä tavoitetta.
2. Tapahtuman suunnittelussa ei oteta huomioon ajankohtaa eikä budjettia
Suunnittele tarkasti tapahtumalle ajankohta ja sen kesto. Pidetäänkö tapahtuma arkena vai viikonloppuna, aamulla vai illalla? Työajalla tapahtumaa pidettäessä ihmisiä on helpompi motivoida osallistumaan mukaan, mutta illalla pidettävällä tapahtumalla on usein suuremmat odotukset. Suosittu ajankohta on esimerkiksi perjantai iltapäivä, jolloin halukkaat voivat jäädä jatkamaan yhdessäoloa vielä virallisen osuuden jälkeen. Ota huomioon myös työpaikan kiireet ja etsi tapahtumalle sellainen ajankohta, että kaikkien kutsuttujen on mahdollista päästä mukaan työkiireistä huolimatta.
Päätä tapahtumalle myös budjetti, jossa haluat pysyä. Budjetti on olennainen osa tapahtuman ohjelmaa, kestoa sekä tapahtumapaikkaa päättäessä.
3. Osallistujia ei huomioida eikä osallisteta
Tapahtuman tärkein elementti on sen osallistujat. Ota siis heidät huomioon heti tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Keitä tapahtumaan osallistuu? Mistä asioista osallistujat tykkäävät? Minkälaisia kykyjä osallistujilla on? Parhaassa tapauksessa osallistujat otetaan mukaan suunnitteluun ja heille järjestetään kysely esimerkiksi tapahtuman ohjelmatoiveisiin liittyen.
4. Virkistyspäivät toistavat aina saman kaavan
Älä mene helpoimman kautta ja järjestä virkistyspäiviä saman tutun kaavan mukaan, sillä se vie monesti mielenkiinnon tapahtumapäivästä. Kokeilkaa rohkeasti erilaisia ohjelmia, tapahtumapäivän pituuksia ja ajankohtia. Mikäli uuden keksiminen tuntuu haastavalta, voi tapahtumapäivän toteuttajaksi valita erillisen tapahtumajärjestäjän.
5. Virkistyspäivä järjestetään ainoastaan velvollisuuden tunnosta
Suurin virhe, jonka voit virkistyspäivää järjestäessä tehdä, on järjestää tapahtuma ainoastaan velvollisuuden tunnosta, eikä oikeasta halusta motivoida, palkita tai järjestää yhteistä aikaa työntekijöiden kesken. Välinpitämättömästi järjestetyn tapahtuman osallistuja kyllä huomaa. Tärkeintä ei ole se, mitä teette tai kuinka suurella budjetilla tapahtuma järjestetään, vaan se, että osallistujat viihtyvät ja tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyvät.
